Przejrzyste i efektywne zamówienia

Czy realizujesz projekt wsparty z Funduszy Europejskich dla Podkarpacia (FEP)? To już wiesz, że koszty w projekcie musisz ponosić w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny. Taki sposób wydatkowania środków zapewnia m.in. zasada konkurencyjności.

Dotacje z FEP są pieniędzmi publicznymi. Stosowania przejrzystych procedur w projektach finansowanych z Funduszy Europejskich wymagają regulacje unijne i krajowe. One zapewniają uczciwą konkurencję, zapobiegają nadużyciom i pozwalają efektywnie wykorzystać pieniądze publiczne. Jest to część warunków kwalifikowalności wydatków, których spełnienie umożliwia rozliczenie projektu i wypłatę dofinansowania. Sprawdź, jakie zasady i przepisy prawa obowiązują Cię podczas dokonywania zakupów w ramach projektu.

Zamówienia publiczne

Jeśli szacowany koszt zamówienia przekracza 50 tys. zł netto, musisz je przeprowadzić zgodnie z zasadą konkurencyjności[1]. Jest też cała grupa podmiotów, które są zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) od kwoty 130 tys. zł netto. Najogólniej zaliczają się do nich jednostki sektora finansów publicznych. Jeżeli jesteś zobowiązany do stosowania Pzp[2] i oszacowałeś koszt zadania na kwotę 130 tys. zł lub wyższą, musisz przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w jednym z trybów określonych we wspomnianej ustawie. Przestrzeganie tych procedur gwarantuje, że wydatki w ramach projektu poniesiesz w sposób przejrzysty i efektywny.

Kluczową informacją jest zatem poprawne ustalenie wartości zamówienia. Na jej podstawie wybierzesz jedną z procedur: zasadę konkurencyjności lub postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w jednym z trybów określonych w Pzp. Zobacz, jak prawidłowo określić wartość zamówienia lub wielu zamówień.

Oszacuj wartość

Zanim zawrzesz jakąkolwiek umowę cywilnoprawną, musisz oszacować jej wartość. To wartość zamówienia decyduje o wyborze odpowiedniej procedury. W pierwszej kolejności zdefiniuj przedmiot zamówienia, jego rodzaj i określ przewidywany termin rozpoczęcia procedury.

Wartość zamówienia ustal z należytą starannością, biorąc pod uwagę wszystkie planowane wydatki. Niektóre z nich mogą się sumować. Gdy obliczasz szacunkową wartość zamówienia, sprawdź możliwość łącznego spełnienia trzech przesłanek tożsamości[3]. Jeżeli zachodzą te trzy przesłanki jednocześnie, możesz zsumować odpowiednie zakupy i traktować je jako jedno zamówienie. Nie ma jednak konieczności prowadzenia jednego postępowania. Dopuszczalne jest udzielenie odrębnych zamówień na poszczególne części, ale z zachowaniem procedury właściwej dla sumy ich wartości.

Jako zamawiający w rozumieniu Pzp szacujesz wartość zamówienia zgodnie z ustawą. Bierzesz pod uwagę wszystkie przewidywane zamówienia na dany rok budżetowy w ramach jednostki oraz wszystkie przewidywane zamówienia w ramach realizowanych przez Ciebie projektów. Jeśli nie jesteś zobowiązany do stosowania ustawy, wartość zamówienia ustalasz dla pojedynczego projektu.

Wybór procedury

Jeżeli oszacowałeś koszt zamówienia, stosujesz procedurę zgodnie z progami wskazanymi w poniższej infografice. Pokazuje ona, kto i przy jakich kwotach zamówienia stosuje zasadę konkurencyjności.

Zgodnie z zasadą konkurencyjności

Jak stosować zasadę konkurencyjności? Krok po kroku wyjaśniają to Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (dalej: Wytyczne) w podrozdziale 3.2. Tu wymienimy najważniejsze czynności, które musisz przeprowadzić, przygotowując takie zamówienie i dokonując wyboru wykonawcy. Korzystaj przy tym z Bazy Konkurencyjności (aplikacja BK2021). Służy ona do publikacji zapytań ofertowych i prowadzenia całego postępowania. Rejestracja jest intuicyjna.

1. Opis przedmiotu zamówienia

Opis nie może powodować problemów interpretacyjnych. Stosuj nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV). Pamiętaj, że niezrozumiały opis ograniczy zainteresowanie i utrudni porównanie złożonych ofert.

2. Warunki udziału w postępowaniu

Stawiając warunki udziału w postępowaniu, kierujesz zapytanie do takich wykonawców, którzy dają rękojmię należytego wykonania. Zrób to w taki sposób, aby nie spotkać się z zarzutem nieuczciwego ograniczenia konkurencji.

Warunki mogą dotyczyć na przykład:

• uprawnień do wykonywania określonej działalności
• wiedzy i doświadczenia w realizacji podobnych zamówień
• dysponowania odpowiednim zapleczem technicznym i osobowym
• sytuacji finansowej.

3. Aspekty społeczne i środowiskowe

Instytucja, z którą zawierasz umowę o dofinansowanie projektu, może Cię zobowiązać do uwzględnienia aspektów środowiskowych (np. określone opakowanie produktu lub jego oddziaływanie na klimat i środowisko) czy społecznych (np. preferencje dla ofert podmiotów ekonomii społecznej).

4. Zamieszczanie ogłoszenia, komunikacja i terminy

Zapytania ofertowe publikuj w aplikacji BK2021. Za jej pośrednictwem powinna się także odbywać komunikacja między zamawiającym a oferentem. Weź pod uwagę minimalne terminy potrzebne na przygotowanie ofert. Są to:

• 7 dni – dla dostaw i usług
• 14 dni – dla robót budowlanych
• a w szczególnych przypadkach nawet 30 dni

5. Wprowadzanie zmian

Możesz wprowadzić zmiany do zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. Musisz jednak poinformować o zakresie dokonanych zmian, a także przedłużyć termin składania ofert.

6. Ocena ofert i wybór

Wyboru dokonujesz spośród złożonych ofert spełniających warunki udziału w postępowaniu, opierając się na kryteriach oceny. Kryteria, ich wagi oraz sposób oceny określone w zapytaniu powinny być na tyle konkretne i jasne, aby wybór najkorzystniejszej oferty nie sprawiał problemów.

7. Ogłoszenie wyników postępowania

Informację o wyniku postępowania ogłaszasz w ten sam sposób, w jaki upubliczniłeś zapytanie ofertowe, a więc z reguły robisz to w aplikacji BK2021.

8. Zawarcie umowy

Zamówienie finalizujesz zawarciem umowy w formie pisemnej lub elektronicznej. W razie, gdyby wybrany wykonawca odstąpił od podpisania umowy, możesz zawrzeć ją z oferentem, który uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

[1] Mowa o nich w podrozdziale 3.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
[2] Zamawiających w rozumieniu Pzp definiują art. 4-6 Prawa zamówień publicznych.
[3] Tożsamości należy rozumieć zgodnie z wykładnią przepisów Pzp dotyczących szacowania wartości zamówienia (porównaj art. 28-36 Pzp).

Pozwodzenia!

Jerzy Gontarz