Realizuj projekt z głową… i zgodnie z umową

Zdjęcie przedstawia siedzącego na podłodze młodego mężczyznę ubranego w sweter i dżinsy. Na kolanach trzyma otwarty laptop. Dłonią dotyka brody i w skupieniu o czymś myśli. Nad jego głową znajduje sie zapalona żarówka. Od laptopoa do twarzy narysowano trzy strzałki.

Przyznano dofinansowanie Twojemu projektowi? Poczekaj z ogłoszeniem pełnego sukcesu. Skoncentruj się na realizacji, rozliczeniu i utrzymaniu trwałości projektu. Jesteśmy Twoim partnerem i będziemy Cię wspierać w pokonywaniu drogi do sukcesu.

Umowa o dofinansowanie 

Umowa to najważniejszy dokument dotyczący realizowanego przez Ciebie projektu. Określa m.in. terminy, zakres Twojej odpowiedzialności, szczegóły dotyczące rozliczania projektu i wszystkie obowiązki, również informacyjno-promocyjne. Odtąd Twoje działania i ich efekty będzie monitorować Instytucja Zarządzająca (IZ). 

Cele projektu 

Osiągnięcie celów projektu, czyli najważniejszych jego efektów, mierzone jest za pomocą wskaźników produktu i rezultatu. Zatem wskaźniki powinieneś uznać za jeden z najistotniejszych elementów w procesie realizacji projektu. Dokumentem regulującym kwestie wskaźników oraz konsekwencji ponoszonych w przypadku ich nieosiągnięcia jest Umowa o dofinansowanie projektu. Wszelkie odstępstwa od założonych wartości wskaźników musisz zgłosić IZ. 

System do rozliczania i komunikacji

W procesie realizacji i rozliczania projektu będziesz korzystać z SL2014. Za pośrednictwem tej aplikacji m.in. wypełniasz oraz składasz wnioski o płatność, prowadzisz korespondencję z instytucją odpowiedzialną za ich weryfikację oraz przekazujesz dokumenty niezbędne do rozliczania projektu.

Kwalifikowalność wydatków  

Dofinansowaniu podlegają jedynie wydatki zawarte we wniosku, ale sam fakt uznania wydatku za kwalifikowalny na etapie oceny wniosku o dofinansowanie nie gwarantuje jego dofinansowania. Aby stało się to możliwe, wydatek musi spełnić szereg warunków, m.in. konieczne jest dochowanie odpowiednich procedur podczas jego ponoszenia (zamówienia publiczne, zasada konkurencyjności, rozeznanie rynku i inne). Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować obniżeniem, a nawet cofnięciem dotacji.

Dokumentacja  

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej ewidencji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą identyfikację dokumentów księgowych związanych z projektem. Zasady prowadzenia ewidencji zawarte są w umowie o dofinansowanie. Archiwizuj wszystkie dokumenty projektowe. 

Zmiany w projekcie

Zmiana jest możliwa, jeśli nie wpływa na cel projektu, wartość wskaźników i nie jest czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny wniosków. Wprowadzanie zmian wymaga zachowania procedur. Swoje plany zawsze konsultuj z opiekunem projektu. Samowolne działania mogą doprowadzić bowiem do utraty części lub całości dotacji.

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Może być przeprowadzona na miejscu realizacji projektu bądź opierać się na przekazanych przez Ciebie dokumentach.

Trwałość projektu 

Zakończenie realizacji projektu (liczone od daty otrzymania płatności końcowej) nie oznacza wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia. Musisz jeszcze zachować tzw. okres trwałości. Oznacza to utrzymanie w niezmienionej formie i wymiarze efektów projektu przez 5 lat (3 lata w wypadku MŚP) od jego zakończenia.

Udało Ci się osiągnąć i utrzymać efekty? Teraz możesz ogłosić pełny sukces. Gratulacje!